Case Mänttä-Vilppulan kaupunki

Office 365 koulutukset

Office 365 sovellusten tehokas käyttö kaupunkien ja kuntien arjessa

Ideal Digi valittiin toteuttajaksi Mänttä-Vilppulan, Juupajoen, Oriveden, Ruoveden ja Virtain kaupunkien/kuntien yhteiseen digihankkeeseen. Ideal Digin rooli hankkeessa oli suunnitella ja toteuttaa eri tasoisia Office 365 ympäristön koulutuksia henkilöstölle.

Viiden kaupungin ja kunnan työntekijöille suunniteltiin Ms Teamsin käyttöön eri tasoiset koulutukset, joissa tavoitteena oli kehittää organisaatioiden sisäistä viestintää entistä enemmän kanavakohtaiseksi ja vähentää turhaa sisäistä sähköpostiliikennettä. Lisäksi Sharepointin ja Onedriven käytön helpottamiseksi luotiin käytännöt, joiden avulla työntekijät pääsevät käsiksi heille tärkeisiin tiedostoihin vaivattomasti.

Kaupunkien johtoryhmille ja muille esimiehille otettiin käyttöön Microsoft Lists ja Microsoft Planner ketterään projektien- ja tehtävienhallintaan. Jatkossa eri kokoisten projektien hallinta tapahtuu tehokkaasti Listsin ja Plannerin avulla suoraan Teamsin kanavissa.

Mitä vaikutuksia projektilla oli kaupungeille ja kunnille?

Projektin jälkeen sadoilla kaupunkien ja kuntien työntekijöillä on osaaminen ja ymmärrys käyttää Office 365 sovelluksia oman työnkuvan kannalta keskeisimmissä tehtävissä. Projektin jälkeen eri osastojen työskentely on tehokkaampaa kanavakohtaisen viestinnän ja keskitetyn tiedostonhallinnan ansiosta.

Jatkossa eri kokoiset tiimit pystyvät työskentelemään ketterästi ajasta ja paikasta riippumatta. Aikaisemmin tiedostojen käyttö Sharepointin kautta on ollut hankalaa, mutta projektin jälkeen henkilöstöllä on osaaminen ja käytännöt tiedostojen tehokkaaseen käyttöön, hallintaan ja yhteiskäyttöön suoraan Teamsissa.

Jatkossa kaupunkien ja kuntien eri kokoisten projektien hallinta on huomattavasti tehokkaampaa MS Litstin ja Plannerin käyttöönoton ansiosta. Projektien vastuuhenkilöt pystyvät hallitsemaan ja johtamaan isojakin projekteja sovellusten avulla suoraan Teamsissa.